每天早上打开电脑，你是不是还在用个人QQ邮箱给客户发报价单？收到重要邮件时，是不是总得在一堆垃圾广告里翻来翻去？更尴尬的是，给客户发邮件时显示的是”甜心小可爱123@qq.com”这样的地址，这场景光是想想就让人脚趾抠地啊…
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01 企业邮箱到底有啥用 很多人觉得企业邮箱就是个面子工程，其实完全不是这么回事。举个真实案例：我朋友开的淘宝店去年想入驻某跨境电商平台，结果对方直接拒绝，理由就是他们用的163邮箱。这事让我突然意识到，企业邮箱其实就像营业执照一样，是商业世界的通行证。
先说最实在的，用自己公司域名的邮箱，比如”张三@你的公司.com”，客户一看就知道是正规军。特别是做外贸的，老外特别认这个。我见过最夸张的，有家做服装批发的换了企业邮箱后，询盘量直接翻倍——客户觉得他们从”家庭作坊”升级成正规公司了。
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02 为什么要选Gmail企业版 现在市面上企业邮箱五花八门，腾讯网易都有。但为什么我要推荐Gmail？这么说吧，这就好比手机市场里的苹果——虽然贵的东西不一定好，但好的东西一定不便宜。不过这次Gmail免费版确实是个例外。
先说存储空间，免费版每人30GB起步，什么概念？普通企业员工每天收发的邮件，存个三五年都绰绰有余。最让我心动的是搜索功能，只要记得邮件里的某个关键词，0.5秒就能定位到具体邮件。上次我找半年前的合同，在Gmail里输入”报价单 王总”，瞬间就跳出来了。
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03 注册到底麻烦不麻烦 我知道很多人卡在这一步。需要准备什么？其实就三样：一个域名（每年几十块）、营业执照照片、法人身份证。整个注册过程大概20分钟，跟注册淘宝店差不多。不过要特别注意，现在必须用未注册过谷歌账号的手机号验证，这点确实有点坑。
管理后台看起来复杂，其实常用功能就那几个。比如添加新员工邮箱，就跟在微信群里拉人一样简单。权限设置也直观，勾选几个复选框就能控制谁能发公告邮件，谁能查看财务邮件。实在搞不定的话，某宝上花50块找个技术小哥远程帮忙，半小时全搞定。
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04 免费版够不够用 这个问题我被问过八百遍。这么说吧，初创公司（10人以内）用免费版绝对够。该有的功能一个不少：邮件自动分类、日程管理、视频会议、云盘共享…最惊喜的是垃圾邮件过滤，用了一个月，我的收件箱里再没出现过澳门赌场广告。
不过要注意两个限制：每天最多发2000封邮件（正经公司谁一天发这么多？），单封邮件不能超过25MB。如果真有超大附件需求，建议用Google Drive共享链接，这个功能是免费版自带的。
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05 数据安全怎么保障 很多人担心把公司资料放在谷歌服务器上不安全。其实正好相反，Gmail的加密等级比国内很多收费邮箱都高。简单来说，你的邮件在传输过程中就像被装进防弹运钞车，黑客想截获？先问问谷歌每年投入10亿美元的安全团队答不答应。
还有个冷知识：即使员工离职，管理员可以一键冻结账号，所有往来邮件都会保留在公司账户里。去年有家客户员工跳槽时删光了客户资料，幸亏用了企业邮箱，最后从后台全部恢复了回来。
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现在回到开头的问题：小公司需要企业邮箱吗？我的建议是，当你的生意开始涉及正式合同、需要给客户专业印象时，这笔钱（或者说免费资源）绝对值得投入。用个人邮箱谈生意，就像穿着拖鞋去签百万合同——不是说一定签不成，但总觉得差点意思。
最近帮三家初创公司迁移到Gmail企业版，最大的反馈是客户回复速度变快了。有个做跨境电商的朋友说，换了企业邮箱后，德国客户的邮件往来周期从3天缩短到1天。可能这就是商业世界的潜规则：当你看起来像模像样，别人就愿意跟你正经做生意。
（小编现在用的就是Gmail企业免费版，后台操作问题随时欢迎来撩）
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